Als organisatie heb je met een eigen forum een mooie mogelijkheid om leden, bewoners, medewerkers of andere mensen te betrekken bij besluitvorming. Bij het activeren van je doelgroep is het echter belangrijk om goed na te denken over hoe je die groep betrekt. In dit document geven wij een aantal tips om jouw forum succesvol te laten zijn.


Maak je forum herkenbaar

Kies een herkenbare naam en gebruik gepaste afbeeldingen

Neem het logo van de organisatie als avatar afbeelding en kies een mooie omslagfoto die herkenbaar is voor bezoekers, zoals het hoofdkantoor van je organisatie of een herkenbaar plein of park. Dit kan je instellen bij forum instellingen.


Tip: kies als omslagfoto een zo groot mogelijke foto met hoge resolutie, zonder (teveel) tekst in beeld. Argu is een webapplicatie die meeschaalt met de grootte van je scherm. Op een laptop is de foto bijvoorbeeld groter dan op een smartphone. Teksten in de afbeelding kunnen dan buiten beeld vallen.


Voeg de missie van het forum toe

Waarvoor zet je dit forum in? Bijvoorbeeld: "Denk en stem mee over beleid in jouw gemeente!". Een dergelijke oneliner kan je bij het forum beheer instellen. Ook kan er een langere tweede tekst worden toegevoegd om verdere uitleg te geven over het forum. Gebruik dit om meer uitleg te geven over het gebruik van het forum en hoe er met de input om wordt gegaan.


Zorg zelf voor goede eerste content

Een leeg forum nodigt niet uit om mee te doen. 

Als er al een paar discussies staan, wordt de werking van de site sneller duidelijk en is de barrière lager om mee te doen. Zorg er daarom voor dat je zelf de eerste content plaatst, voordat je veel mensen uit gaat nodigen.


Plaats zelf een concrete, uitnodigende Uitdaging

Denk aan een relevant vraagstuk dat er speelt dat geschikt is om mensen mee te betrekken. Hoe relevanter en concreter de Uitdaging, hoe meer kans dat mensen mee doen. Zorg er ook voor dat de Uitdaging mensen uitnodigt om eigen, creatieve oplossingen aan te dragen. Geef aan waar Ideeën aan moeten voldoen.

  • Wat gaan we doen met het vrij besteedbaar budget?
  • Waar moeten we op bezuinigen?
  • Hoe gaan we <een probleem in jouw organisatie> oplossen? 

Plaats zelf een prikkelend Idee als stelling
Overweeg je als organisatie om een moeilijke keuze te maken, waarbij je graag input van andere mensen wil verzamelen? Plaats een Idee en nodig mensen uit om mee te stemmen en discussie te voeren.


Leg uit wat er wordt gedaan met de input
Geef mensen een goede reden om mee te doen aan de discussie. Maak duidelijk hoe hun input wordt verwerkt. Gaat het Idee met de meeste stemmen winnen? Zorg ervoor dat je de verwachtingen van de toekomstige deelnemers duidelijk maakt.

Gebruik deadlines om het gevoel van urgentie te verhogen

Door een Uitdaging te plaatsen geef je aan dat je benieuwd bent naar de eigen Ideeën van mensen. Probeer een Uitdaging te plaatsen die aanzet tot het indienen van eigen oplossingen. De meest succesvolle Uitdagingen leggen helder uit hoe het probleem werkt en welke kaders er bestaan voor ingezonden Ideeën. Daarnaast is het belangrijk om te laten weten wat er wordt gedaan met de inzendingen. Zo voorkom je onrealistische verwachtingen. Voeg een gepaste, mooie, hoge resolutie afbeelding toe aan je Uitdaging. Maak een Uitdaging niet te lang - rond de 150 woorden is een mooie streeflengte. Voeg links toe naar achtergrondinformatie om geïnteresseerden verder te informeren.


Plaats zelf de eerste Ideeën en argumenten

Als je de eerste Uitdaging geplaatst heb, is het waardevol om direct een eigen Idee in te dienen. Ideeën die vragen om een interessante discussie zijn hiervoor bij uitstek geschikt. Wanneer dit vanuit verschillende mensen komt, lijkt het forum actiever en voelen mensen zich eerder geneigd om ook zelf content te plaatsen. Vraag dus collega's om ook Ideeën in te dienen en te onderbouwen. Vervolgens is het ook belangrijk om de eerste argumenten te plaatsen. Ook hier geldt: niet te lang, maar wel duidelijk en compleet. Zo zet je een goede toon op het forum en vergroot je de kans dat er waardevolle reacties worden ingediend.


Zet een goede eerste toon

Begin een discussie op Argu met enkele collega's die je vertrouwt en waarvan je weet dat ze goed bijdragen aan discussies. Het is verstandig om dit te doen voordat je het forum deelt met een groot publiek. Daarnaast is het belangrijk om te onthouden dat de eerste geplaatste berichten de toon zullen zetten voor de andere gebruikers. Een evenwichtige, doordachte discussie over diverse interessante onderwerpen zal andere gebruikers ook aanzetten om dergelijke content te plaatsen.


Bereik zo veel mogelijk mensen via de juiste kanalen


Deel een eerste, relevante discussie via diverse kanalen

Kies een gepaste, concrete Uitdaging of Idee en deel deze via verschillende kanalen:

  • Persbericht. Zorg er voor dat er een duidelijke call to action is voor de lezer om mee te doen aan de discussie op de website. Zet bijvoorbeeld in dikke letters (of als header) 'Denk mee op Argu'. Maak gebruik van een klikbare en korte link.
  • Facebookberichten zijn bijzonder geschikt om mensen mee te benaderen om mee te doen op Argu. Ten eerste omdat Facebookbezoekers al achter een apparaat met internet zitten, ten tweede omdat ze dan via één klik op Argu kunnen inloggen. Zorg er wederom voor dat de link naar Argu helder en groot is. Plaats geen foto met een link in de tekst. De kans is dan kleiner dat mensen er op klikken.

Maak het forum goed vindbaar via je eigen website

Gebruik social media, je nieuwsbrief, kranten, je website of andere promotiemiddelen om mensen op de hoogte te brengen van dat het forum bestaat en wat mensen er mee kunnen. 


Geef het forum legitimiteit

Belangrijk hierbij is dat het bestuur betrokken is en regelmatig terugkoppeling geeft op de input. Dit voorkomt dat mensen denken "ach, mijn reactie belandt toch ergens op de stapel". Hoe meer autoriteit het forum ondersteunt, hoe meer reden gebruikers hebben om actief mee te doen.


Benader actief belanghebbenden bij het starten van een nieuwe discussie

Wanneer je een nieuwe discussie start, is het zaak om de mensen die het meeste belang hebben bij de uitkomst van de discussie direct te betrekken. Zet zowel online als offline communicatiemiddelen in om dit te doen. Denk naast mail ook aan posters, flyers of zelfs deurhangers.


Blijf betrokken


Start regelmatig discussies

Zorg ervoor dat je ritme houdt in de discussies. Dit houdt het geheel levendig en vergroot de waarschijnlijkheid dat anderen zelf discussies gaan starten. Bedenk wel dat kwaliteit boven kwantiteit staat. Liever een paar keer per jaar een goede discussie waarover een besluit wordt genomen dan talloze discussies waar weinig mee wordt gedaan.


Discussieer zelf mee

Laat zien dat je als organisatie luistert en betrokken bent met je inwoners / leden / medewerkers / klanten. Plaats regelmatig Ideeën, Uitdagingen, argumenten en reacties uit naam van de organisatie. Zet ook andere mensen van de organisatie aan om actief mee te doen in de discussie. Dit schept legitimiteit, maakt je organisatie transparanter en motiveert mensen om het forum te gebruiken.


Stel een Argu commissie in

Een forum vraagt om onderhoud. Ook nadat de eerste content geplaatst is en de gebruikers zijn uitgenodigd, moet er gemodereerd en gepost blijven worden. Stel enkele gebruikers aan als beheerders, zodat zij (indien nodig) ongewenste reacties kunnen verwijderen. Bedenk echter dat content verwijderen juist meer boze reacties kan opleveren en wantrouwen kan creëren. Zorg er voor dat er regelmatig nieuwe Uitdagingen / Ideeën worden geplaatst uit naam van de organisatie, zodat het forum blijft leven. 


Veel succes! Heb je vragen of behoefte aan advies over jouw participatietraject? Neem contact op met Argu.